Prenotazione tavoli¶
Gli ospiti prenotano online un tavolo tramite la propria pagina per gli ospiti (/shop/reservierung). Il personale gestisce tutte le prenotazioni direttamente alla cassa — confermare, far accomodare l'ospite, stornare. Opzionalmente è possibile richiedere un acconto.
Prenotare senza negozio online o servizio consegna
La prenotazione online è un modulo a sé stante. Non richiede né negozio online, né servizio consegna, né ordinazione QR al tavolo. La pagina comune per gli ospiti fornisce comunque orari di apertura, dati di contatto e testi legali per la prenotazione.
Panoramica delle funzioni¶
| Funzione | Descrizione |
|---|---|
| Prenotazione online | Gli ospiti prenotano tramite /shop/reservierung (persone, giorno, orario) |
| Disponibilità | Fasce orarie libere in base agli orari di apertura e ai tavoli liberi, con tempo cuscinetto |
| Assegnazione automatica del tavolo | Il più piccolo tavolo libero idoneo viene assegnato automaticamente (modificabile nel POS) |
| Gestione POS | Vista giornaliera (programma/elenco), confermare, far accomodare l'ospite, stornare, no-show |
| Gestire la prenotazione | L'ospite può consultare la sua prenotazione tramite numero + e-mail e stornarla |
| E-mail di conferma | E-mail automatica alla conferma da parte del ristorante |
| Acconto | Importo fisso opzionale per persona, scalato sul tavolo al momento della visita |
Configurazione¶
- Admin → Impostazioni → Esercizio — attivare Prenotazioni.
- Admin → Online-/QR-Einstellungen → «Öffnungszeiten» — gestire orari di apertura, pause e giorni speciali. Da essi vengono derivate le fasce orarie prenotabili. Al di fuori degli orari o se le prenotazioni sono disattivate, la pagina di prenotazione mostra l'avviso «Attualmente chiuso» — indipendentemente dal fatto che il negozio online o l'ordinazione tramite QR siano attivati o meno.
- Admin → Online-/QR-Einstellungen → «Allgemein» — inserire nome e dati di contatto dell'esercizio.
- Admin → Online-/QR-Einstellungen → «Recht» — verificare o modificare impressum, informativa sulla privacy, condizioni generali e recesso. Con Genera tutti vengono creati modelli a partire dai dati di contatto; verificarne poi il contenuto dal punto di vista giuridico.
- Creare i tavoli (Admin → Tavoli) — l'assegnazione automatica sceglie il più piccolo tavolo libero idoneo.
Rendere prenotabili non solo i tavoli
Postazioni di trattamento, sale, attrezzature o collaboratori si abilitano alla prenotazione online tramite Risorse — l'ospite li sceglie da sé oppure gli vengono assegnati automaticamente. 🔴 Non appena si abilita la prima risorsa, la pagina di prenotazione offre solo ciò che è abilitato; i tavoli che devono restare prenotabili online hanno quindi bisogno anch'essi della loro abilitazione. → Appuntamenti online
La pagina di prenotazione è quindi raggiungibile all'indirizzo {onlinename}.order.dikas.de/shop/reservierung. Se inoltre il negozio online è attivo, compare lì anche nel menu sotto Prenotare.
Provare brevemente prima di pubblicare
Aprire il link mostrato in Link di prenotazione per Google in una finestra privata del browser. Verificare una fascia libera, i dati di contatto nel piè di pagina e i quattro link legali. Così si vede la pagina esattamente come un ospite.
Aggiungere il link di prenotazione a Google¶
Quando la prenotazione online è attiva, Admin → Impostazioni → Attività → Prenotazione tavoli mostra la sezione Link di prenotazione per Google. Da qui è possibile copiare l'indirizzo pubblico completo e verificarlo prima con Prova prenotazione.
- Copiare il link di prenotazione mostrato da DiKAS.
- Aprire il Profilo dell'attività su Google corrispondente.
- Selezionare Prenotazioni o Link di prenotazione e aggiungere l'indirizzo come link preferito.
A seconda della modalità operativa, l'indirizzo può terminare con /shop/reservierung oppure
/order/reservierung. Utilizzare sempre il link mostrato da DiKAS senza comporre il percorso a
mano.
Il link porta direttamente al modulo di prenotazione, non al menu.
La prenotazione apre la pagina DiKAS
Google indirizza l'ospite alla pagina pubblica di prenotazione DiKAS, dove la prenotazione viene scelta e completata. Per completare tutto direttamente in Google Maps è necessaria una distinta integrazione partner con Google.
Procedura per l'ospite¶
- Scegliere numero di persone, giorno e orario — sono selezionabili solo le fasce orarie libere. Vengono mostrati solo gli orari con posto effettivo per il numero di persone scelto. Se l'orario di apertura supera la mezzanotte (ad es. venerdì 17:00–02:00), gli orari tardi compaiono alla fine dell'elenco del giorno di apertura, indicati con il giorno successivo, ad es. «00:30 (sab)» — la prenotazione vale allora per sabato alle 00:30.
- Inserire i dati di contatto (nome, e-mail, opzionalmente telefono e annotazione).
- Prenota ora — la prenotazione viene creata con stato In attesa; il ristorante la conferma.
- L'ospite riceve un numero di prenotazione (ad es.
RES000004) e, alla conferma, un'e-mail.
Tramite Gestire una prenotazione esistente l'ospite può consultare la sua prenotazione tramite numero + e-mail e stornarla da sé fino a poco prima.
Flusso di lavoro degli stati¶
| Stato | Significato |
|---|---|
| In attesa | Nuova prenotazione, non ancora confermata |
| Confermata | Confermata dal ristorante (il tavolo viene bloccato) |
| Arrivato | L'ospite è presente e seduto al tavolo (check-in) |
| Completata | L'ospite è andato via |
| Stornata | La prenotazione è stata stornata |
| No-Show | L'ospite non si è presentato |
Gestione nel POS¶
Cassa → Prenotazioni mostra la giornata a scelta come programma (tavoli × orario) o come elenco. Tramite la ricerca si trovano gli ospiti nei prossimi 60 giorni.
Nel dettaglio di una prenotazione:
- Confermare → stato Confermata, il tavolo viene riservato.
- Far accomodare l'ospite (check-in) → stato Arrivato, il tavolo viene occupato.
- Completare → stato Completata.
- Stornare / No-Show → il tavolo viene nuovamente liberato.
- I dati dell'ospite, data/ora, numero di persone e tavolo possono essere modificati in qualsiasi momento.
Acconto per la prenotazione online¶
Per le prenotazioni online è possibile richiedere opzionalmente un acconto. L'ospite lo paga online al momento della prenotazione; all'arrivo viene scalato come accredito sul tavolo — ciò riduce il rischio di tavoli prenotati vuoti.
Configurazione¶
Admin → Impostazioni → Attività → Prenotazione tavoli — Acconto
| Impostazione | Descrizione |
|---|---|
| Acconto per la prenotazione online | Attiva l'obbligo di acconto |
| Acconto per persona | Importo per ospite (ad es. 10 €); importo totale = importo × numero di persone |
| Acconto solo a partire da N persone | 0 = sempre; altrimenti solo a partire da questa dimensione del gruppo (ad es. solo gruppi numerosi) |
Presupposto: un fornitore di pagamento configurato (Stripe) in Admin → Online-/QR-Einstellungen → «Zahlung» (pagamento). Funziona anche con una licenza esclusiva per le prenotazioni, senza il modulo negozio online.
Procedura per l'ospite¶
- Creare la prenotazione come di consueto (persone, giorno, orario, contatto).
- Se è dovuto un acconto, compare un passaggio di acconto: "Per la prenotazione vincolante è richiesto un acconto di X € per N persone … verrà scalato dal consumo al momento della tua visita."
- Pagare online → conferma. La prenotazione viene mantenuta vincolante solo dopo l'avvenuto pagamento; le prenotazioni non pagate scadono dopo poco tempo e liberano nuovamente il tavolo.
Scalo e gestione nel POS¶
In Cassa → Prenotazioni ogni prenotazione mostra il suo stato di acconto come badge:
-
Far accomodare l'ospite (check-in): l'acconto pagato viene automaticamente registrato come voce negativa (accredito, IVA 0 %) sul tavolo e riduce il conto. Successivamente pagamento, scontrino e TSE procedono del tutto normalmente.
Se l'appuntamento è prenotato su una risorsa persona o attrezzatura (vedi Risorse), non c'è un tavolo — in quel caso l'acconto viene invece accreditato sul conto cliente come credito e scalato all'incasso con il metodo di pagamento credito cliente. Se l'ospite ha prenotato online senza conto cliente, DiKAS ne crea uno con nome ed e-mail della prenotazione; una tessera cliente esistente con la stessa e-mail viene riutilizzata. - Rimborsare: rimborsare l'acconto all'ospite tramite il fornitore di pagamento. - Trattenere: trattenere l'acconto come tariffa di no-show.
Rimborsare/trattenere è possibile solo finché l'acconto non è stato ancora scalato sul tavolo; la decisione viene presa dal personale caso per caso.
Nota fiscale
L'acconto viene registrato al momento del pagamento con IVA 0 % (pagamento anticipato multiuso); l'IVA piena si applica sul consumo effettivo. Concordare con il commercialista la gestione degli acconti trattenuti (tariffa di no-show).