Risorse e calendario delle prenotazioni¶

Le attività che gestiscono non solo tavoli, ma qualsiasi unità prenotabile — postazioni di trattamento, sale, attrezzature, veicoli, collaboratori — creano a questo scopo delle risorse. Ogni risorsa ha una propria corsia nel calendario delle prenotazioni; se si chiama «posto», «sala» o «attrezzatura» lo stabiliscono i termini per le prenotazioni nelle impostazioni.

Le risorse non fanno concorrenza alla prenotazione dei tavoli, ma sono uno strato più generale al di sopra: un tavolo è prenotabile per entrambe le vie, e il nuovo calendario delle prenotazioni mostra prenotazioni di tavoli, cose e persone affiancate nella stessa vista.

Diciture della gestione risorse

Nella versione italiana la gestione delle risorse (schede, tipi, elenchi) e la cassa delle prenotazioni sono in tedesco. Questa guida riporta quindi queste diciture nell'originale tedesco, seguite da una traduzione tra parentesi.

Termini: tavolo, posto, appuntamento o attrezzatura¶

Non tutte le attività prenotano «tavoli». In Admin → Impostazioni → Attività → Tipo di attività (termini per le prenotazioni) si imposta come DiKAS chiama le unità prenotabili:

Impostazione	Si parla allora di
Ristorazione (predefinito)	tavoli, prenotazioni
Salone e studio	posti, appuntamenti
Sport e tempo libero	campi, prenotazioni
Sale	sale, prenotazioni
Noleggio	attrezzature, prestiti

L'impostazione agisce su prenotazioni, calendario delle prenotazioni e pagina ospiti. Cassa e cucina mantengono di proposito il termine «tavolo»: lì si tratta del conto aperto, non dell'appuntamento.

Lingua dei termini

I termini alternativi (tutte le impostazioni tranne la ristorazione) esistono in tedesco e in spagnolo. Con l'interfaccia italiana compaiono in tedesco (ad es. «Plätze» e «Termine» per salone e studio).

Da non confondere con le modalità di funzionamento

Quella pagina descrive la struttura tecnica (singolo tablet, cloud, server locale). Qui si tratta solo delle parole che ospiti e personale vedono per le prenotazioni.

Panoramica delle funzioni¶

Funzione	Descrizione
Creare una risorsa	Una cosa creata liberamente (nome proprio, capacità propria) oppure un collaboratore o tavolo esistente tramite spunta
Gruppi di risorse	Raggruppare risorse, con valori predefiniti per margine e griglia oraria
Fasce bloccate	Una tantum (manutenzione, pulizia) o settimanali ricorrenti
Calendario delle prenotazioni	Vista giornaliera, una colonna per risorsa: alla cassa inoltre con un clic si crea/apre una prenotazione; in entrambi i punti si sposta trascinando o se ne cambia la durata
Segnalazione conflitti	Vengono segnate le prenotazioni che la loro risorsa non copre più (ad es. dopo un certificato di malattia)

Tre tipi di risorse¶

Alla creazione si sceglie un tipo:

«Sache» (cosa): una risorsa inventata liberamente con nome e capacità propri, ad es. «Campo 1», «Ponte sollevatore 2», «Sala riunioni». Nome e capacità si gestiscono direttamente sulla risorsa.
«Person» (persona): un collaboratore esistente viene spuntato come risorsa. Il nome arriva automaticamente dall'anagrafica del personale; la capacità è fissa a 1 e non divisibile. Importante: la sua disponibilità deriva interamente dal piano turni; vedi sotto.
«Tisch» (tavolo): un tavolo esistente viene spuntato come risorsa. Nome e posti arrivano dall'anagrafica dei tavoli; chi rinomina lì un tavolo vede la modifica anche qui, senza dover aggiornare nulla.

Per persona e tavolo nome e capacità non sono quindi modificabili direttamente, solo per una cosa libera. Un testo di aiuto sulla risorsa spiega da dove proviene il valore.

Spuntare persone e tavoli¶

In Admin → Risorse la panoramica elenca tutti i collaboratori («Mitarbeiter») e tutti i tavoli («Tische») con una casella accanto:

Spuntare un collaboratore → viene creato come risorsa persona prenotabile.
Spuntare un tavolo → viene creato come risorsa tavolo prenotabile.
Togliere la spunta elimina la risorsa (eliminazione logica), non la disattiva. Le prenotazioni esistenti su questa risorsa perdono così la loro assegnazione: il calendario segna ciascuna come conflitto (la risorsa manca) finché il personale non le sposta manualmente su un'altra risorsa. Prima di togliere la spunta controlli se per quel giorno o quella settimana ci sono ancora prenotazioni.

Per una nuova cosa faccia invece clic su «+ Sache» in alto nell'elenco (il modulo si intitola allora «Neue Sache», nuova cosa) e inserisca lei stesso nome e capacità.

Gruppi di risorse¶

I gruppi riuniscono più risorse e portano valori predefiniti per margine e griglia oraria. Non sono valori copiati una volta sola alla creazione: una risorsa senza valore proprio riprende il valore predefinito del suo gruppo a ogni verifica della disponibilità. Se modifica il valore predefinito di un gruppo, questo agisce retroattivamente su tutte le sue risorse senza impostazione propria, anche su quelle esistenti da tempo. Una risorsa con valore proprio continua a seguire il proprio valore, non il gruppo. Un gruppo si può rinominare e disattivare; eliminarlo è possibile solo finché nessuna risorsa vi fa riferimento: il sistema conta le risorse interessate e altrimenti rifiuta, invece di assegnarle in silenzio a un altro gruppo.

Fasce bloccate¶

Una fascia bloccata (scheda «Sperrzeiten») blocca una risorsa per un periodo in cui non deve essere prenotabile: manutenzione, pulizia, un torneo. Si crea una data fissa (una tantum) oppure un giorno della settimana (ricorrente, ogni settimana).

Per una risorsa persona una fascia bloccata serve inoltre a rappresentare la collocazione di una pausa: il piano turni conosce solo la durata di una pausa, non quando avviene. Senza una fascia bloccata il sistema presume che la pausa sia alla fine del turno: la durata totale del tempo disponibile è allora corretta, la collocazione esatta no. Chi vuole rappresentare la pausa con precisione crea per la persona una fascia bloccata sull'orario della pausa.

Usare il calendario¶

Lo stesso calendario compare in due punti: in Admin → Risorse, quarta scheda «Kalender» (calendario; nessuna voce di menu propria), e alla cassa in Cassa → Prenotazioni, scheda «Kalender». Entrambi mostrano un giorno con una colonna per risorsa, ma si usano in modo diverso:

Trascinare la barra della prenotazione la sposta su un altro orario o su un'altra colonna di risorsa: possibile in entrambi i punti.
Trascinare la maniglia inferiore cambia la durata: anche questo in entrambi i punti.
Un clic su un'area libera apre il modulo di prenotazione con orario e risorsa precompilati, un clic su una prenotazione esistente la apre per la modifica: questo funziona solo alla cassa. Nella scheda di amministrazione il calendario è pura panoramica più trascinamento; una nuova prenotazione si crea lì con il consueto modulo di prenotazione, non con un clic nel calendario.
Due prenotazioni che si sovrappongono vengono segnalate in modo evidente: una vera sovrapposizione di appuntamenti con una cornice interna colorata, un conflitto segnalato (vedi sotto) con una cornice esterna più spessa; entrambe possono essere visibili contemporaneamente su una prenotazione. Il sistema non impedisce automaticamente una sovrapposizione quando due persone prendono nello stesso momento l'ultimo posto libero: la rende visibile perché il personale possa reagire.

Perché una persona senza turno non è prenotabile¶

Per una risorsa persona la finestra prenotabile deriva esclusivamente dal piano turni: solo un turno pubblicato rende la persona prenotabile in quel giorno. Se per un collaboratore quel giorno non è inserito alcun turno (o solo una bozza non ancora pubblicata), il calendario non mostra tempo libero per questa persona: non si può creare una prenotazione.

È voluto: la prenotabilità di una persona non deve mai andare oltre la sua presenza effettiva. Le assenze approvate (ferie, malattia) e le fasce bloccate personali vengono inoltre detratte dalla finestra del turno. Una semplice preferenza nel piano turni («meglio di mattina») invece non limita la prenotabilità: è un'indicazione di pianificazione, non un divieto.

In pratica: prima che una persona possa essere prenotata come risorsa, nel piano turni deve esserci per lei un turno pubblicato nel giorno desiderato.

Appuntamenti online: abilitare le risorse per gli ospiti¶

Finora si è parlato di prenotazioni create dal personale. Le risorse si possono però rendere prenotabili anche online: l'ospite sceglie sulla pagina delle prenotazioni il posto, la sala o l'attrezzatura e prenota da sé. Servono due impostazioni in due punti:

Cosa	Dove
Quali risorse vengono offerte online	Admin → Risorse → su ogni risorsa la casella «Online buchbar» (prenotabile online)
Come l'ospite le ottiene	Admin → Impostazioni → Attività → Appuntamenti online:

La seconda impostazione si trova subito sotto l'interruttore «Reservierungen» (prenotazioni) e ha due valori:

assegna automaticamente (prima i tavoli) (predefinito): l'ospite sceglie solo numero di persone, giorno e ora; DiKAS cerca da sé la risorsa adatta. I tavoli hanno la precedenza: viene prenotato il tavolo libero adatto più piccolo, le altre risorse entrano in gioco solo se nessun tavolo va bene. Senza questa precedenza una «prenotazione per 2 persone» è finita una volta in una piscina di palline.
l’ospite sceglie la risorsa: l'ospite vede in più il passaggio «Scegli una risorsa» con tutte le risorse abilitate e decide da sé.

La prima abilitazione cambia l'intero percorso pubblico

Finché nemmeno una risorsa è su «Online buchbar», la pagina delle prenotazioni offre come prima tutti i tavoli prenotabili. Appena abilita la prima risorsa, il percorso pubblico passa interamente per questa abilitazione: viene offerto e prenotato esclusivamente ciò che è abilitato, con orari di apertura, preavviso, fasce bloccate e occupazione della risorsa.

È voluto e importante: prima la pagina calcolava su tutti i tavoli, senza abilitazione e senza fasce bloccate, e gli ospiti potevano finire su tavoli bloccati e in sale non abilitate. Conseguenza pratica: chi abilita risorse abilita anche i tavoli che devono restare prenotabili online. Altrimenti spariscono dalla pagina delle prenotazioni.

Il personale non ne è interessato: alla cassa e nell'amministrazione ogni risorsa e ogni tavolo restano prenotabili, indipendentemente dall'abilitazione.

Cosa vede l'ospite¶

Solo orari in cui una risorsa abilitata è davvero libera per il numero di persone scelto.
In modalità l’ospite sceglie la risorsa, in più la scelta delle risorse.
Se la dimensione del gruppo non entra in nessuna risorsa abilitata, compare: «Per più di N persone, prenota telefonicamente.» — N è la risorsa più grande abilitata online. Se questo limite sembra troppo basso, di solito manca l'abilitazione dei tavoli grandi, non la capacità.

Dopo la configurazione, verificare una volta come ospite¶

Apra la pagina delle prenotazioni in una finestra privata del browser e faccia una prenotazione di prova:

Compaiono tutte le unità che devono comparire, e nessuna che deve restare interna?
Una fascia bloccata viene davvero esclusa?
Il limite massimo di persone è corretto?

Ci vogliono due minuti e si vedono esattamente i casi che durante la configurazione non si notano.

Segnalazione conflitti¶

Se il piano turni cambia in seguito (malattia, scambio di turno) o una risorsa viene disattivata o eliminata, una prenotazione esistente può restare scoperta. Il calendario segna queste prenotazioni e le elenca anche in una visualizzazione riepilogativa: nulla viene spostato o annullato automaticamente, il personale decide caso per caso.

Tutela dell'esistente per i ristoranti

I ristoranti che lavorano già con la classica prenotazione dei tavoli continuano a vedere alla cassa il consueto prospetto orario (tavoli × ora): resta invariato finché ci sono tavoli prenotabili. Il nuovo calendario delle prenotazioni si aggiunge, ma non lo sostituisce.