Kundenrechnungen¶

DiKAS erstellt vollständige Kundenrechnungen — für Firmenkunden, Hausbons auf Rechnung, Catering-Abrechnungen und wiederkehrende Leistungen. Die Rechnungsstellung umfasst PDF-Erzeugung, E-Mail-Versand, SEPA-Lastschrift, Skonto und ein dreistufiges Mahnwesen.

Admin → Kunden → [Kunde] → Rechnungen

Wann brauche ich Rechnungen?¶

Anwendungsfall	Beschreibung
Hausbons	Stammkunde bezahlt per Hausbon — die Rechnung entsteht aus dem Beleg
Catering	Firmenevent wird im Nachhinein abgerechnet
Firmenessen	Mittagessen für Firmenmitarbeiter
Abonnements	Wiederkehrende Leistungen (→ Abonnements)
Werkstatt	Reparaturauftrag wird als Rechnung abgerechnet

Rechnung erstellen¶

Aus einem Kassenbeleg¶

Der schnellste Weg, und der einzige, der die Positionen nicht von Hand verlangt:

Admin → Kassenbuch → Reiter „Rechnungen", den Beleg in der Liste anklicken (ist der Kunde schon zugeordnet, auch über Admin → Kunden → [Kunde] → „Belege")
Fehlt der Kunde noch: „Kunde zuordnen" — dort lässt er sich auch neu anlegen (Firma, Anschrift, E-Mail, USt-IdNr.)
„Rechnung (A4)"

Was dabei entsteht, hängt davon ab, ob Sie das Faktura-Modul gebucht haben:

	mit Faktura-Modul	ohne Faktura-Modul
Ergebnis	Eine richtige Rechnung mit eigener Rechnungsnummer	Ein A4-Ausdruck des Belegs im Rechnungslayout
Gespeichert?	Ja — Admin → Kunden → [Kunde] → Rechnungen	Nein
Rechnungsnummer	Aus Ihrem Rechnungsnummernkreis	Die Belegnummer (z. B. R000007)
Zustand	Bar oder mit Karte kassiert ⇒ bezahlt. Hausbon/„auf Rechnung" ⇒ offen, also eine Forderung.	—

Der Betrag ist immer der des Bons

Die Rechnung übernimmt Netto, Steuer und Gesamtbetrag unverändert vom Kassenbeleg. Sie rechnet nichts neu — auf dem Papier steht auf den Cent genau das, was der Gast bezahlt hat.

Der Umsatz wird nicht doppelt gebucht

Der Umsatz ist mit dem Kassenbeleg bereits gebucht (Tagesabschluss und Export an die Buchhaltung). Die Rechnung dazu ist das Papier für den Kunden und zählt deshalb nicht ein zweites Mal als Umsatz. Zweimal auf „Rechnung (A4)" geklickt erzeugt auch nur eine Rechnung.

Von Hand¶

Sie können Rechnungen auch ganz ohne Beleg erstellen (nur mit Faktura-Modul):

„+ Neue Rechnung"
Positionen manuell hinzufügen (Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz)
Optional: Rabatt pro Position
Optional: Gesamtrabatt für die ganze Rechnung (Tab Zahlung → siehe Gesamtrabatt)
Rechnungsdatum und Zahlungsziel einstellen
Optional: Abweichende Lieferanschrift im Tab Adresse — eine hinterlegte Lieferadresse des Kunden oder eine andere Anschrift (siehe Lieferanschrift)
„Erstellen"

Aus Werkstattauftrag¶

Wenn ein Werkstattauftrag abgeschlossen ist:

Auftragsstatus auf „Fertig" setzen
„Abrechnen" klicken → Rechnung wird automatisch erstellt
Arbeitszeit und Material werden als Positionen übernommen
Auftragsnummer wird in der Rechnung referenziert

Rechnungsnummern¶

Die Nummer setzt sich aus einem Präfix und einer laufenden Zahl zusammen (z. B. RE-000042). Präfix und nächste Nummer stellen Sie unter Einstellungen → Druck & Vorlagen → Nummernkreise je Belegart ein.

Jede Nummer wird nur einmal vergeben. Beim Ausstellen prüft DiKAS die gezogene Nummer gegen den vorhandenen Bestand und rückt weiter, falls sie schon belegt ist. Ist auch die nächste Nummer belegt, wird die Rechnung nicht ausgestellt, und die Maske meldet im Klartext, was zu tun ist:

„Die Rechnungsnummer RE-000042 ist bereits vergeben. Der Nummernkreis muss in den Einstellungen (Nummernkreise) hinter den Bestand gesetzt werden."

Das ist Absicht: eine doppelt vergebene Rechnungsnummer ist deutlich schwerer zu heilen als ein abgebrochener Vorgang. Setzen Sie in dem Fall die nächste Nummer in den Nummernkreisen über den vorhandenen Bestand und stellen Sie die Rechnung erneut aus.

Lücken sind zulässig, Dubletten nicht

Bricht ein Vorgang nach dem Ziehen der Nummer ab, kann eine Lücke in der Nummernfolge entstehen. Das ist unschädlich: Entscheidend ist, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben wird — eine Lücke lässt sich erklären, eine doppelt vergebene Nummer nicht.

Storno-Gutschriften ziehen aus derselben Folge wie die Rechnungen und tragen ein vorangestelltes GS- (z. B. GS-RE-000042). Damit kann eine Gutschriftnummer nie in einen Bereich geraten, den die Rechnungen bereits vergeben haben.

Rechnungspositionen¶

Jede Position enthält:

Feld	Beschreibung
Beschreibung	Artikelname oder freier Text
Menge	Anzahl (Standard: 1)
Einheit	z. B. Stück, Std., Pauschal, kg — bei einem Artikel aus dem Artikelstamm vorbelegt, bei einer freien Position ohne Angabe „Stück"
Einzelpreis	Preis pro Einheit
Steuersatz	8.1 %, 2.6 %, 3.8 % oder 0 %
Rabatt %	Positionsrabatt in Prozent
Netto	Menge × Einzelpreis × (1 − Rabatt%)
MwSt	Netto × Steuersatz / 100
Brutto	Netto + MwSt

Gesamtrabatt (Rechnungsrabatt)¶

Neben dem Rabatt pro Position lässt sich ein Gesamtrabatt für die ganze Rechnung festlegen:

Im Rechnungs-Editor in den Tab Zahlung wechseln
Feld Gesamtrabatt (%) ausfüllen (z. B. 10)
Netto, MwSt und Brutto in der Positionsliste aktualisieren sich sofort

Der Gesamtrabatt wirkt nach dem Positionsrabatt auf das Netto und wird steuerlich korrekt je Steuersatz-Gruppe angewendet — bei gemischten Sätzen (Normalsatz / ermäßigter Satz) wird die Umsatzsteuer also pro Gruppe sauber reduziert. Auf der PDF-Rechnung erscheint eine eigene Zeile „Gesamtrabatt X %"; die USt-Aufstellung weist die rabattierten Beträge aus.

0 % = kein Gesamtrabatt. Der Gesamtrabatt ersetzt nicht den Positionsrabatt, sondern kommt zusätzlich obendrauf.

Rechnungsinhalt¶

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  Pizzeria Da Mario
  Hauptstraße 12, 80331 München
  Steuernummer: 143/123/12345
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  RECHNUNG Nr. RE-2026-0042

  An:
  Firma Müller GmbH
  Thomas Müller
  Industriestraße 5
  80333 München

  Datum: 05.03.2026
  Zahlungsziel: 19.03.2026
  Skonto: 2 % bei Zahlung bis 12.03.2026

  ─────────────────────────────────────
  Pos  Beschreibung       Menge  Betrag
  ─────────────────────────────────────
   1   Mittagsmenü          12  143,88
   2   Getränke pauschal     1   35,00
  ─────────────────────────────────────
  Netto:                        150,32
  MwSt 19 %:                     13,70
  MwSt  7 %:                     14,86
  ─────────────────────────────────────
  Gesamtbetrag:                 178,88

  Bitte überweisen Sie den Betrag
  bis zum 19.03.2026 auf folgendes Konto:

  IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00
  BIC: COBADEFFXXX
  Verwendungszweck: RE-2026-0042

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Hausnummer und Lieferanschrift

Die Anschrift trägt die Hausnummer auch dann, wenn sie im Kundenstamm im eigenen Feld Nr. steht — auf Rechnung, Angebot, Lieferschein, E-Rechnung und in der Rechnungsmail. Steht die Nummer schon in der Straße (etwa nach einem Import), erscheint sie nicht doppelt. Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben, wie sie sind; einen Entwurf bringen Sie mit „Adresse des Kunden übernehmen" und Speichern auf den vollständigen Stand.

Trägt die Rechnung eine abweichende Lieferanschrift, steht sie als eigener Block „Lieferanschrift" unter dem Empfänger (siehe Lieferanschrift).

📊 Rechnungsstatus¶

Eine Rechnung durchläuft folgende Status:

Entwurf → Offen → Teilbezahlt → Bezahlt
                → Überfällig → Mahnung 1 → Mahnung 2 → Mahnung 3
                → Storniert

Status	Beschreibung
Entwurf	Rechnung wurde angelegt, kann noch bearbeitet und gelöscht werden
Offen	Rechnung wurde versendet, Zahlung steht aus
Teilbezahlt	Ein Teilbetrag wurde verbucht
Bezahlt	Vollständig bezahlt (manuell oder per Bankimport)
Überfällig	Zahlungsziel überschritten
Mahnung 1–3	Mahnungen versendet (→ Mahnwesen)
Storniert	Rechnung wurde storniert, Gutschrift erstellt

Wann die Rechnungsnummer vergeben wird

Die fortlaufende Rechnungsnummer wird beim Anlegen vergeben — ein Entwurf trägt sie also bereits, bevor er ausgestellt ist.

🌍 Netto-Modus (Reverse Charge)¶

Für Firmenkunden im EU-Ausland mit gültiger USt-IdNr. (z. B. FR12345678901, AT12345678):

Trägt der Kunde eine USt-IdNr. eines EU-Mitgliedstaats, kennzeichnet DiKAS die Rechnung als Reverse-Charge-Fall. Ob und wie Sie die Leistung ohne MWST fakturieren, klären Sie mit Ihrem Treuhänder.

Wo die USt-IdNr. hingehört

Maßgeblich ist ausschließlich das Feld USt-IdNr. in den Kundendaten (Reiter Konditionen) — nicht das Feld Steuer-ID / Steuernummer daneben. Steht die USt-IdNr. im falschen Feld, erkennt DiKAS den Fall nicht.

Abo-Rechnungen (automatischer Abrechnungslauf): Die Positionen gehen mit 0 % Umsatzsteuer raus, und die Rechnung trägt den Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" — im PDF wie in der eingebetteten E-Rechnung (ZUGFeRD, Steuerkategorie AE). Sie müssen dafür nichts tun.

Bei manuell erstellten Rechnungen entfernt DiKAS die Steuer NICHT

Legen Sie eine Rechnung von Hand an, wird das Reverse-Charge-Kennzeichen zwar gesetzt, die Beträge bleiben aber mit Umsatzsteuer stehen. Setzen Sie den Steuersatz dann je Position auf 0 % — der Pflichthinweis erscheint anschließend automatisch. Solange auch nur ein Cent Umsatzsteuer ausgewiesen ist, druckt DiKAS den Hinweis bewusst nicht: eine Rechnung, die gleichzeitig Umsatzsteuer ausweist und die Steuerschuldnerschaft überträgt, wäre in sich widersprüchlich (§ 14c UStG).

Skonto (Skontoabzug)¶

Bieten Sie Ihren Kunden einen Anreiz für schnelle Zahlung:

Feld	Beschreibung
Skonto-Prozent	Abzug bei Zahlung innerhalb der Frist (z. B. 2 %)
Skonto-Tage	Frist in Tagen ab Rechnungsdatum (z. B. 7 Tage)
Skonto-Betrag	Automatisch berechneter Abzug
Skonto-Frist	Berechnetes Datum (Rechnungsdatum + Skonto-Tage)

📧 Rechnung versenden¶

Per E-Mail¶

Rechnung öffnen → „Per E-Mail senden"
E-Mail-Vorschau wird angezeigt (Betreff, Text mit Platzhaltern)
Optional: Text anpassen
„Senden" → Rechnung als PDF und XML-Datei (E-Rechnung im XRechnung-Format) im Anhang

Verfügbare Platzhalter:

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`{Firma}`	Firmenname des Kunden
`{Name}`	Anzeigename des Kunden
`{Vorname}` / `{Nachname}`	Vor- und Nachname
`{RechnungsNr}`	Rechnungsnummer
`{RechnungsDatum}`	Rechnungsdatum (dd.MM.yyyy)
`{FaelligDatum}`	Zahlungsziel (dd.MM.yyyy)
`{Netto}` / `{MwSt}` / `{Brutto}`	Beträge (formatiert: 1.000,00 €)
`{OffenerBetrag}`	Noch offener Restbetrag
`{IBAN}` / `{BIC}` / `{Bank}`	Ihre Bankverbindung
`{Kontoinhaber}`	Ihr Kontoinhaber
`{Mandatsreferenz}`	SEPA-Mandatsreferenz
`{Lieferanschrift}`	Lieferanschrift in einer Zeile — die der Rechnung, sonst die Standard-Lieferadresse des Kunden, sonst die Rechnungsanschrift

Als PDF¶

Rechnung öffnen → „PDF"
PDF wird generiert (FlexCel-Template) und zum Download angeboten
Ausdrucken oder manuell versenden

E-Rechnung (XML)¶

DiKAS erzeugt zu jeder Rechnung zusätzlich zum PDF eine XML-Datei im XRechnung-Format — einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, der im B2B-Bereich seit 2025 schrittweise Pflicht wird.

Download über „XML"-Button
Wird als eigene Datei neben dem PDF mitgesendet — das XML ist nicht in das PDF eingebettet

Abweichende Rechnungsadresse¶

Wenn die Rechnungsadresse vom Kundenstamm abweicht (z. B. zentrale Buchhaltung):

Feld	Beschreibung
Rechnungs-Firmenname	Abweichender Firmenname
Rechnungs-Name	Abweichender Ansprechpartner
Rechnungs-Straße	Abweichende Straße
Rechnungs-PLZ / Ort	Abweichende PLZ und Stadt

Diese Felder können direkt auf der Rechnung oder im Abonnement gesetzt werden.

Gutschrift / Stornierung¶

Wenn eine Rechnung storniert werden muss:

Rechnung öffnen → „Stornieren"
DiKAS erstellt eine Gutschrift (Rechnung mit negativen Beträgen)
Die Originalrechnung wird auf Status „Storniert" gesetzt
Die Gutschrift referenziert die Originalnummer

💳 Zahlungseingang¶

Rechnungs-Detail mit Positionen und Status

Manuell¶

Rechnung öffnen → „Zahlung verbuchen"
Betrag und Zahlungsdatum eingeben
Optional: Notiz (z. B. Überweisungsreferenz)
Status wechselt zu „Bezahlt" (oder „Teilbezahlt" bei Teilzahlung)

Automatisch (Bankimport)¶

Wenn Sie den Bankimport nutzen, erkennt DiKAS eingehende Zahlungen automatisch anhand von Rechnungsnummer, Kundennamen, IBAN und Betrag — und ordnet sie der Rechnung zu.

→ Banking & SEPA

Per SEPA-Lastschrift¶

Wenn beim Kunden IBAN und SEPA-Mandat hinterlegt sind:

Rechnung wird mit „Lastschrift" markiert
SEPA-Datei (pain.008) wird generiert
Datei in Ihr Online-Banking hochladen — oder direkt per FinTS einreichen
Status wird automatisch aktualisiert; bleibt die Antwort der Bank aus, wartet die Rechnung auf Ihre Bestätigung (→ Banking & SEPA)

Rechnungsübersicht¶

Rechnungsliste im Kassenbuch

Die Rechnungsliste bietet umfangreiche Filter:

Filter	Beschreibung
Kunde	Nur Rechnungen eines bestimmten Kunden
Status	Offen, Bezahlt, Überfällig, etc.
Zeitraum	Von-Bis-Datum
Mahnstufe	Filterung nach Dunning-Level
Suche	Freitextsuche in Rechnungsnummer und Kundenname

Offene-Posten-Übersicht¶

Unter Admin → Rechnungen → Übersicht sehen Sie alle offenen Rechnungen gruppiert nach Mahnstufe — ideal für den schnellen Überblick über ausstehende Forderungen.

Praxisbeispiel: Monatliche Firmenrechnung¶

Situation: Restaurant beliefert eine Firma monatlich mit Mittagessen.

Mitarbeiter bestellen täglich per Hausbon (Zahlungsart „Rechnung")
Am Monatsende: Admin → Kunden → Firma Müller → Rechnungen → „+ Neue Rechnung"
Alle Hausbons des Monats werden als Positionen aufgelistet
Zahlungsziel: 14 Tage, Skonto 2 % bei Zahlung innerhalb 7 Tagen
„Erstellen" → „Per E-Mail senden" → PDF + XML (E-Rechnung) im Anhang
Nach 14 Tagen: Bankimport erkennt die Überweisung automatisch → Status „Bezahlt"
Falls keine Zahlung: Automatisches Mahnwesen (→ Mahnwesen)

Nächster Schritt¶

→ Mahnwesen — Offene Rechnungen mahnen