Die erste Rechnung schreiben¶

In dikas Faktura gehört jede Rechnung in den Kundenbereich. Diese Seite zeigt den vollständigen Weg: Kunde anlegen, Rechnung erfassen, PDF erzeugen, per E-Mail versenden und den Zahlungseingang verbuchen.

Kunden → Rechnungen

Keine Steuerberatung

Die Hinweise zu Pflichtangaben und Steuern auf dieser Seite sind eine Hilfestellung und ersetzen keine Steuerberatung. Klären Sie rechtliche Details mit Ihrem Steuerberater oder der Steuerbehörde.

Vorher erledigen

Bankverbindung und Steuerdaten sollten hinterlegt sein, bevor die erste Rechnung rausgeht — siehe Registrierung und erster Start.

1 · Kunde anlegen¶

In der Seitenleiste auf Kunden klicken. Die Kundenliste ist zugleich die Startseite.
Oben rechts auf „Neuer Kunde" klicken.
Die Stammdaten ausfüllen — mindestens Firma oder Vorname/Nachname.
In den Unterreitern der Stammdaten stehen Adresse, Notizen, Bank, Kredit und Konditionen.
Im Unterreiter Adresse die Anschrift eintragen — und die E-Mail.
Speichern.

Feld	Wofür
Kundennummer	erscheint als Käuferreferenz in der E-Rechnung
Firma / Vorname / Nachname	Rechnungsempfänger
Adresse	Anschrift auf der Rechnung — Straße und Nr. dürfen in getrennten Feldern stehen, die Hausnummer erscheint auf jedem Beleg
Lieferadressen	im Unterreiter Adresse unter „Lieferadresse hinzufügen": abweichende Anschriften für die Lieferung, je mit Land; eine davon als Standard — siehe Lieferanschrift
E-Mail	Empfängeradresse beim Rechnungsversand
Rechnungs-E-Mail	nur ausfüllen, wenn die Rechnung an eine andere Adresse gehen soll (z. B. Buchhaltung)
USt-IdNr.	steuert Reverse Charge bei EU-Firmenkunden

Ohne E-Mail kein Versand

Hat der Kunde weder E-Mail noch Rechnungs-E-Mail, schlägt der Versand fehl und die Rechnung bleibt Entwurf. Laden Sie in diesem Fall das PDF herunter und versenden Sie es selbst.

2 · Rechnung anlegen¶

Zwei Wege führen zum selben Editor:

Kunden → Reiter „Rechnungen" → „Neu" — der Kunde wird im Editor gesucht.
Kunden → Kunde öffnen → Reiter „Rechnungen" → „Neu" — der Kunde ist bereits gesetzt.

Der Editor heißt „Neue Rechnung" und hat drei Reiter. Der Hinweis in der Kopfzeile gilt durchgehend: Strg+S speichert, Esc bricht ab. Die Ziffern 1, 2, 3 springen zwischen den Reitern.

Reiter „Adresse"¶

Feld	Beschreibung
Kunde (optional)	Suchfeld „Kunde suchen…" — entfällt, wenn Sie aus einem Kunden heraus gestartet sind
Rechnungsadresse: Firma	abweichender Firmenname (sonst aus dem Kundenstamm)
Rechnungsadresse: Name	abweichender Ansprechpartner
Straße / PLZ / Ort / Land	abweichende Anschrift
Abweichende Lieferanschrift	Schalter: an, wenn die Ware nicht an die Rechnungsadresse geht — siehe Lieferanschrift
Notizen	freier Text zur Rechnung

Lieferanschrift¶

Im Reiter „Adresse" steht unter der Rechnungsadresse der Abschnitt „Lieferanschrift".

Schalter aus: Unter dem Schalter steht „Geliefert wird an die Rechnungsadresse." — die Rechnung trägt keine eigene Lieferanschrift.
Schalter an: Unter „Hinterlegte Lieferadresse" eine der Lieferadressen des Kunden wählen (die Standard-Adresse ist mit „(Standard)" gekennzeichnet) oder „Andere Anschrift eingeben". Darunter stehen Empfänger, z. H. / Zusatz, Straße, Nr., PLZ, Ort und Land.

Hat der Kunde eine Standard-Lieferadresse (Haken „Standard" oder die einzige hinterlegte), ist der Schalter bei der Kundenwahl schon an und die Adresse vorbelegt. Eine hinterlegte Lieferadresse bringt ihr eigenes Land mit; bei einer anderen Anschrift ist das Land der Rechnungsadresse vorbelegt. Bleibt der Empfänger leer, steht dort der Rechnungsempfänger. Ohne Straße, PLZ und Ort gilt die Rechnungsadresse.

Die Lieferanschrift erscheint:

in der Detailansicht der Rechnung als eigene Zeile,
auf dem PDF der Rechnung — je nach Vorlage als eigener Block „Lieferanschrift" unter dem Empfänger oder als Zeile „Lieferanschrift: …" im Hinweistext; das Land steht nur dabei, wenn in ein anderes Land geliefert wird,
auf dem Lieferschein zur Rechnung,
in der E-Rechnung als Lieferort,
im Kundenportal Ihres Kunden im Rechnungsdetail,
in der Rechnungsmail über den Platzhalter {Lieferanschrift}.

Wie die Rechnungsadresse lässt sie sich nur im Entwurf ändern. Beim Kopieren einer Rechnung und beim Umwandeln eines Angebots wird sie mit übernommen.

Reiter „Zahlung"¶

Feld	Beschreibung
Zahlungsziel (Tage)	Frist ab Rechnungsdatum — daraus errechnet sich das Fälligkeitsdatum
Gesamtrabatt (%)	Rabatt auf die ganze Rechnung, 0–100
SEPA-Lastschrift	Rechnung wird zum Lastschrifteinzug markiert (Modul Finanzen, also ab Tarif Rechnung; der Lastschriftlauf selbst gehört zu Pro)
Netto-Modus	Kennzeichen, das die Rechnung als Nettoabrechnung markiert

Der Steuersatz kommt immer aus der Position

Weder der Netto-Modus noch eine ausländische USt-IdNr. rechnen die Umsatzsteuer automatisch heraus. Soll eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgehen — etwa bei Reverse Charge —, stellen Sie den Steuersatz je Position auf 0 % und ergänzen den erforderlichen Hinweistext in der Beschreibung oder im Langtext.

Reiter „Positionen"¶

Hier entsteht der Inhalt der Rechnung.

Position aus einem Artikel übernehmen: In die Artikel-Schnellsuche („Artikelname, Nr. oder Barcode…") tippen und einen Treffer anklicken — Beschreibung, Preis, Einheit und Steuersatz werden übernommen.

Position frei erfassen: Auf die Zeile „＋ Position hinzufügen" klicken (oder Shift+Enter) und die Felder ausfüllen.

Spalte	Beschreibung
Beschreibung	Leistung oder Ware
Langtext	zweites Feld unter der Beschreibung: „Langtext (optional, erscheint auf dem PDF)…" — bis 2000 Zeichen, mehrzeilig, z. B. für Seriennummern oder eine ausführliche Erläuterung
Menge	Anzahl in der gewählten Einheit
Einheit	z. B. Stück, Std., Pauschal, kg, m — Freitext mit Vorschlägen. Bei einem Artikel steht seine Einheit schon drin; bei einer freien Position ohne Angabe gilt „Stück"
Einzelpreis	Preis je Einheit
MWST	Auswahlliste der eingerichteten Steuersätze (Standard 8.1 %, 2.6 %, 3.8 %, 0 %)
Rabatt%	Rabatt nur auf diese Position
Brutto	wird laufend berechnet

Eine Position entfernen Sie über das ✕ am Zeilenende (Tooltip „Entfernen"); die letzte verbleibende Position lässt sich nicht löschen.

Unter der Tabelle stehen die Summen: Gesamtrabatt, Netto, MwSt, Brutto.

Steuersätze pflegen

Die Auswahlliste kommt aus Einstellungen → Finanzen → Steuersätze. Dort tragen Sie auch abweichende oder zeitlich befristete Sätze ein.

Speichern¶

Unten rechts auf „Erstellen" klicken (bei einer bestehenden Rechnung heißt der Knopf „Speichern"). Die Rechnung liegt danach im Status Entwurf und ist frei änderbar.

Wann die Rechnungsnummer vergeben wird

Die fortlaufende Rechnungsnummer wird beim Anlegen vergeben — ein Entwurf trägt sie also bereits, bevor er ausgestellt ist.

3 · Abrechnen, PDF und Versand¶

Öffnen Sie die Rechnung in der Liste. In der Kopfzeile stehen die Aktionen — als Symbole ohne Beschriftung. Fahren Sie mit der Maus darüber, dann erscheint der Name:

Symbol	Aktion	Wann verfügbar
PDF-Blatt	PDF	immer
Lastwagen	Lieferschein	außer bei Gutschriften
Stift	Bearbeiten	nur im Entwurf
Papierflieger	Abrechnen & Senden	nur im Entwurf
Papierkorb	Entwurf löschen	nur im Entwurf
Geldschein	Zahlung	bei Offen / Teilbezahlt / Überfällig
Häkchen im Kreis	Als bezahlt markieren	bei Offen / Teilbezahlt / Überfällig
Verbotsschild	Stornieren	bei Offen / Teilbezahlt / Überfällig
Zwei Blätter	Kopie	immer

PDF ansehen¶

PDF öffnet die Rechnung als PDF-Datei — auch im Entwurf, dann als Vorschau.

Lieferschein¶

Lieferschein (Lastwagen-Symbol) erzeugt einen Lieferschein zur Rechnung. Als Anschrift steht darauf genau eine dieser drei, in dieser Reihenfolge:

die Lieferanschrift der Rechnung, falls eine eingetragen ist,
sonst die Standard-Lieferadresse des Kunden (Haken „Standard" oder die einzige hinterlegte),
sonst die Rechnungsanschrift.

Die Anschrift wird immer vollständig aus einer Quelle genommen, nie gemischt. Hat der Kunde mehrere Lieferadressen und keine davon als Standard markiert, steht ohne Lieferanschrift an der Rechnung die Rechnungsanschrift auf dem Lieferschein.

Abrechnen & Senden¶

Abrechnen & Senden ist der eigentliche Abschluss. Ein Klick erledigt drei Dinge:

Die Rechnung wird finalisiert: Status Entwurf → Offen, die Rechnungsnummer steht fest.
Das PDF — mit QR-Zahlteil auf der letzten Seite, wenn eingeschaltet — wird unveränderbar abgelegt.
Die Rechnung geht per E-Mail an die Rechnungsadresse des Kunden — mit dem PDF und der XML-Datei im Anhang.

Bei Erfolg meldet dikas Faktura „Rechnung versendet".

Nach dem Abrechnen ist Schluss mit Ändern

Eine finalisierte Rechnung trägt eine vergebene Nummer. Sie lässt sich nicht mehr bearbeiten und nicht mehr löschen — nur noch stornieren. Prüfen Sie den Entwurf also vorher.

Anschreiben und Absender anpassen

Betreff, Text und Fußzeile der Rechnungsmail stellen Sie unter Einstellungen → Druck & Vorlagen → E-Mail ein.

4 · Zahlungsstatus setzen¶

Eine Rechnung durchläuft diese Zustände:

Status	Bedeutung
Entwurf	angelegt, noch änderbar, noch keine gültige Rechnung
Offen	abgerechnet und versendet, Zahlung steht aus
Teilbezahlt	ein Teilbetrag ist verbucht
Bezahlt	vollständig ausgeglichen
Überfällig	Zahlungsziel überschritten
Storniert	storniert, Gutschrift erstellt

Teilbetrag verbuchen¶

Rechnung öffnen → Zahlung (Geldschein-Symbol).
Der Dialog „Zahlung buchen" zeigt Rechnungsnummer und offenen Betrag.
Zahlungsbetrag eintragen, optional eine Notiz (z. B. „Überweisung vom 12.03.").
Auf „Buchen" klicken.

Der Status wechselt auf Teilbezahlt bzw. Bezahlt. Alle Buchungen stehen in der Detailansicht im Reiter Zahlungseingang.

Vollständig bezahlt¶

Als bezahlt markieren (Häkchen im Kreis) verbucht den kompletten offenen Betrag in einem Schritt.

Stornieren¶

Stornieren (Verbotsschild) fragt zunächst nach. Ist noch ein Betrag offen, weist die Rückfrage darauf hin, dass automatisch eine Gutschrift über diesen Betrag entsteht. Nach der Bestätigung meldet dikas Faktura „Rechnung storniert (Gutschrift erstellt)".

5 · Die Rechnungsliste¶

Über Filter in der Liste schränken Sie ein nach Status, Mahnstufe, Von/Bis (Datum) und Suche (Nummer oder Kundenname).

Nächster Schritt¶

→ E-Rechnung verstehen (ZUGFeRD/XRechnung) — was beim Empfänger ankommt und warum das Pflicht wird